Seasonal Booking Workflow

Un proyecto acotado, armado alrededor de decisiones concretas y restricciones reales de operación.

Seasonal Booking Workflow
Registro de reservas y cupos por temporada, con trazabilidad de cada ajuste.

El punto de partida

La operación de reservas tenía un problema conocido por cualquiera que trabaje con demanda estacional: entre abril y septiembre el volumen se multiplica, y el equipo resolvía los cupos a mano en planillas que se pisaban entre sí. No había una fuente única. Cada sede llevaba su propio archivo y las confirmaciones se cruzaban por correo. Cuando llegaba una consulta sobre disponibilidad, la respuesta dependía de quién la atendía y a qué hora.

El pedido no era "digitalizar todo". Era más concreto: que una reserva confirmada dejara de depender de la memoria de una persona.

Cómo se encaró

Antes de tocar nada, se relevaron tres temporadas hacia atrás para entender dónde se rompía el circuito. El patrón apareció rápido: los conflictos no venían de la cantidad de reservas, sino de la falta de un estado compartido. Dos sedes podían vender el mismo cupo sin saberlo.

  • Definir el cupo como dato único. Un registro por fecha, sede y tipo de plaza, con un solo dueño de la escritura.
  • Separar confirmación de intención. La consulta no bloquea; la confirmación sí, y con vencimiento.
  • Dejar rastro. Cada cambio de estado queda con quién lo hizo y cuándo, sin excepciones.

Se descartó integrar un motor de precios dinámicos en esta etapa. Sumaba complejidad y no resolvía el problema real, que era el cruce de cupos.

Qué se implementó

El flujo quedó en cuatro estados: consulta, reserva tentativa, confirmada y cerrada. La tentativa vence sola a las 48 horas si nadie la confirma, y libera el cupo sin intervención manual. Las sedes dejaron de tener archivos propios; ahora leen y escriben sobre el mismo registro.

La parte menos vistosa fue la más útil: un panel simple donde se ve, por semana, cuántos cupos están tomados, cuántos en tentativa y cuántos libres. Nada más. El equipo lo consulta antes de responder cualquier consulta.

Resultado y límites

En la primera temporada completa con el flujo nuevo, las reservas duplicadas desaparecieron y el tiempo de respuesta bajó porque ya no había que verificar con otra sede. No es un sistema que se adapte a cualquier operación: funciona cuando los cupos son finitos y las temporadas se repiten. Si la demanda fuera continua y sin picos, el mismo diseño sobraría.

Queda pendiente la parte de reportes hacia afuera, que hoy se arma a mano. Es el próximo tramo, no el actual.

Client Onboarding Portal

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Seasonal Booking Workflow

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Support Dashboard Refresh

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